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余分なことを考えずにその仕事に徹底して集中できる体制を確立してとにかく次々と処理していく。
何か他のことをやりたいとか創造的な欲求はとにかく先回しミニマムに押さえつけてこの反復作業を淡々とこなしていくことが必要である。過去を調べる私たちの仕事というのは実のところ先人がやってきたものが99・9%であるとすでに述べた。
先輩が、自分の会社職場、ほかの会社で過去やってきたことが参照できるならば、最も効率的にいまの仕事が処理できるはずだ。そういう意味では非定型業務で新しい仕事に取り組み、やり方がわからない場合は、過去をさかのぼって調べる。
あるいは、その仕事に精通しているプロに聞くのが最もいい方法になる。そういう意味では、資料の場所や誰が詳しいか、またその人に聞くネットワークを持っているかどうかが分かれ目になる。
人脈のある人は仕事ができるといわれる所以である。もちろん過去にやった通りにやればいいというものではない。
その教訓を踏まえて(反省点が書いてあるとやりやすい)改善して実行すればベストだ。整理が悪いと悩んだとき「デスクの上の書類整理ができない」「捨てることができない」「メモが多すぎる」「雑用が多い」「私用が割り込んでくる」といったようなことをよく聞く。
ある出版社の例であるが、私が訪問したら机の上の空いているスペースはせいぜい20センチ4方ぐらいで、その周くにすべて50センチぐらいずつ書類や本が幾重にも重ねられていた。それだけなら驚かないが、置くところがきっとなかったのであろう。
机の引出しが半分ぐらい突き出されていてその引出しの上にさらに30センチぐらい書類が積み上げられていた。「あっ」と声が出た。

共有キャビネットの効用。自分の20代を振り返るといろいろな資料をジャンル別に共有キャビネットに保管する方法を取っていた。このメリットは、①他の担当者もその書類を使える②同じやり方ですべてを整理できるという点がある。
しかし、「この書類をどこに入れようかな」と悩み、だんだん分けていくと、ジャンルが増えてきてファイル数が膨大になってしまう。当時割り当てられていたのはキャビネット3段で30冊分だったけれどもそこに置ききれず机の前面に10冊ぐらい置いた。
それでも足らなくなって、またキャビネットをあと2段使って資料をずっと並べていた。このときは資料の保管を原則として、捨てることをほとんどしなかったので最悪の結果になった。

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